Executive Assistant (m/w/d)

Standort: Linz

Stellenbeschreibung

Wir suchen einen Executive Assistant, der die verschiedenen administrativen Aufgaben wahrnimmt und den CEO unseres Unternehmens unterstützt.

Als Executive Assistant sind Sie die rechte Hand der Geschäftsführung. Sie unterstützen den CEO im Tagesgeschäft. Darüber hinaus bereiten Sie eingehende Informationen auf, erstellen und konzipiert Präsentationen und kümmert sich um die Vor- und Nachbereitung von Meetings. Sie erledigen Koordinations- und Organisationsarbeiten, pflegen Kontakte und bereitet Entscheidungen vor.

Die Person sollte gut organisiert sein, über hervorragende Zeitmanagementfähigkeiten verfügen und eine selbstständige Arbeitsweise haben.  Wir suchen eine/n proaktive/n Problemlöser/in mit außergewöhnlichen Kommunikationsfähigkeiten und einer akribischen Aufmerksamkeit für Details. Darüber hinaus kann die Person gut mit Zeitdruck umgehen, ist von Grund auf positiv gestimmt, flexibel und hat einen Weitblick. Noch viel wichtiger: Sie ist diskret und behält sensible Informationen für sich.

 

Zielsetzung dieser Rolle

  • Hauptverantwortung für die Unterstützung des CEO, Unterstützung des Geschäftsleitungsteams nach Bedarf, um sicherzustellen, dass die Unternehmensziele erreicht werden und der Betrieb effizient läuft
  • Aufrechterhaltung und Verfeinerung interner Prozesse zur Unterstützung der Geschäftsführung im gesamten Unternehmen, Koordinierung interner und externer Ressourcen zur Beschleunigung und Verbesserungen der Arbeitsabläufe
  • Verwaltung der Kommunikation zwischen der Geschäftsführung, dem Geschätfsleitungsteams und den Mitarbeitern
  • Planung und Orchestrierung der Aufgaben, um sicherzustellen, dass die Prioritäten der Geschäftsführung erfüllt, die Unternehmensziele erreicht und die Praktiken eingehalten werden

 

Verantwortlichkeiten

  • Verwaltung der beruflichen und persönlichen Termine des CEOs, einschließlich Tagesordnungen, Post, E-Mail, Anrufe, Reisevorbereitungen und Kundenmanagement
  • Koordinierung der Terminplanung und Kalenderverwaltung sowie Verwaltung der Inhalte und des Informationsflusses
  • Verwalten, Koordinieren und Arrangieren von Reisen und reisebezogenen Aktivitäten, einschließlich Hotelbuchungen, Transport und Koordination von Reservierungen
  • Durchführung von Verwaltungs- und Büroarbeiten, Erstellen von Tabellenkalkulationen und Pflege des Hubspot CRM
  • Professionalität und strikte Vertraulichkeit im Umgang mit sämtlichen Unterlagen
  • Organisation der Teamkommunikation und Planung von Veranstaltungen, sowohl intern als auch extern

 

Fähigkeiten und Qualifikationen

  • Berufserfahrung als Executive Assistant als Vorteil
  • Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
  • Ausgeprägtes Zeitmanagement und die Fähigkeit, mehrere Projekte gleichzeitig zu organisieren und zu koordinieren
  • Beherrschung von Microsoft Office und anderen Office-Produktivitätswerkzeugen sowie die Fähigkeit, sich in neue Software und Systeme einzuarbeiten
  • Flexibler Teamplayer
  • anpassungsfähig
  • Freude an Herausforderungen
  • Erfahrung in der Überwachung von Budgets und Ausgaben als Vorteil
  • Erfahrung in der Entwicklung interner Prozesse und Ablagesysteme als Vorteil

 

Unsere Soft-Benefits:

  • Ein fixer Tag Home-Office an einem beliebigen Tag
  • Gleitzeit
  • Zentrale Agenturlage
  • Weiterbildungsbudget (Events, eLearning, Bücher..)
  • Firmen-Fitness-Angebote (Fitness Studio Mitgliedschaft)
  • Kaffee und Getränke so viel du trinken kannst
  • Jeden Dienstag gibt es frische Croissants
  • Jeden Donnerstag findet der Gin Donnerstag statt
  • 1 x im Quartal gehen wir im Team essen

Alle Fringe Benefits finden Sie hier

 

Gehalt:

Je nach Ausbildung und Berufserfahrung ist mit einem jährlichen Bruttogehalt von 30.000 bis 40.000 Euro zu rechnen.

Wir freuen uns über deine Bewerbung mit Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins. Bitte direkt an digital@reichlundpartner.com

 

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